Tlačová konferencia

Čo je to tlačová správa?

Tlačová konferencia (TK) je formálne stretnutie s novinármi. Patrí k nástrojom public relations. Cieľom tlačovej konferencie je informovať médiá o dôležitom oznámení.

Správa by mala mať väčší význam ako väčšina ostatných správ v bežných tlačových správach. Ak téma nie je veľmi atraktívna, prejaví sa to v nízkej účasti na tlačovej konferencii.

TK môže organizovať jednotlivec, organizácia, spoločnosť alebo štátna inštitúcia.

Príprava tlačovej konferencie

Tlačová konferencia je jedným z najformálnejších spôsobov stretnutia s novinármi. Pred zorganizovaním mediálneho podujatia je dôležité určiť a zabezpečiť:

• Koncepciu – Určenie témy, ktorá sa bude komunikovať na tlačovej konferencii.
• Aktéri – Moderátor, zástupcovia a hostia, ktorí budú prezentovať a komentovať tému stretnutia.
• Účastníci (novinári) - Zástupcovia médií. Na tlačovú konferenciu by mali byť pozvaní len tí novinári, ktorí sa pravdepodobne zaujímajú o danú tému a zúčastnia sa na TK.
• Pozvánky - E-mailové alebo poštové pozvánky na tlačovú konferenciu. Mali by sa zasielať v dostatočnom predstihu (dni až týždne) vybraným médiám a novinárom.
• Dátum a čas – Dátum tlačovej konferencie by mal zodpovedať mediálnym zvyklostiam. Ideálne je vybrať si utorok až štvrtok v pracovnom čase, najlepšie doobeda, aby mali novinári čas spracovať tému.
• Miesto – Priestor, kde sa TK koná, by mal byť ľahko dostupný verejnou dopravou a autom, ideálne s možnosťou parkovania. Výber interiéru by mal zodpovedať téme a komunikačnému štýlu organizátora tlačovej konferencie. Pri výbere priestorov je potrebné myslieť na ich kapacitu, technické a reštauračné vybavenie, usporiadanie sedenia a miesto, kde sa môžu prípadne poskytovať následné rozhovory.
• Technické vybavenie – Ak okolnosti neumožňujú usporiadať tlačovú konferenciu s osobným stretnutím, je možné ju v krajnom prípade zorganizovať online. V tomto prípade je potrebné kvalitné IT vybavenie s pripojením na internet a audiovizuálne vybavenie.
• Press kity – Materiály pre médiá, ktoré obsahujú informácie o organizátorovi, téme podujatia, tlačové správy alebo propagačné materiály a darčeky pre novinárov.
• Občerstvenie

Scenár tlačovej konferencie

Po príchode na tlačovú konferenciu sú novinári privítaní a zapíšu sa na prezenčnú listinu. Potom môžu dostať press kity, občerstviť sa a usadiť sa. Potom sa začne tlačová konferencia. Moderátor predstaví rečníkov a hostí a oboznámi novinárov s programom.

Hlavnú časť tlačovej konferencie tvoria oznámenia rečníkov a hostí. Na záver dostanú novinári priestor na otázky alebo diskusiu. Na konci podujatia moderátor poďakuje novinárom za účasť, upozorní na sprievodné materiály a aktivity a pozve ich na občerstvenie. Po tlačovej konferencii je príležitosť na neformálne stretnutia aktérov s novinármi, rozhovory alebo televízne vystúpenia a individuálne rozlúčky.

Tlačová konferencia v praxi

Pozrite sa, ako funguje tlačová konferencia v praxi. Takto vyzerala naša tlačová konferencia k Prague mussel week alebo pre Aqualand Moravia.

Alternatívy tlačovej konferencie

Stretnutia s novinármi možno zorganizovať aj formou press foyer, t. j. stretnutia na konkrétnom mieste v menej formálnom štýle a s menej ohraničenou témou. Priateľskú atmosféru je tiež možné navodiť na raňajkách s novinármi. Na rýchle oznámenie aktuálnych správ je možné zorganizovať brífing. Press trip možno využiť na odovzdanie komplexnejších informácií a prehĺbenie vzťahov s novinármi.